Эффективные решения / Статьи

Ixora — федеральная сеть по продаже запчастей, автоаксессуаров, масел и автохимии, online-магазин, сеть СТО. Официальный представитель известных производителей — SAKURA, NIBK, RAVENOL, MASUMA, MAHLE, VALEO и многих других. Также в компании есть собственные торговые марки: IBERIS — автомобильные запчасти, LARIOMI — автоаксессуары, MOYOLA — профессиональная автохимия. О компании в цифрах:

• более 20 лет на рынке
• 46 розничных магазинов
• 4 складских комплекса
• 35 региональных представительств в РФ
• 150 000 активных SKU
• 60 000 000 SKU под заказ
• 7 000 постоянных оптовых клиентов
• 120 000 постоянных розничных клиентов

Предпосылки внедрения

На протяжении длительного времени управление ассортиментом и закупками — включая аналитику — в компании в основном строилось на системе Excel-файлов. Эти файлы использовали данные из КИС и OLAP-кубов и со временем превратились в сложную, многоуровневую конструкцию, поддерживаемую вручную.

По мере роста сети торговых точек и расширения номенклатуры такой подход перестал устраивать и руководство, и сотрудников. Excel все хуже справлялся с объемом задач и начал создавать системные ограничения.

Основные проблемы выглядели так:

• формирование заказов требовало много ручной работы;
• инструменты не выдерживали рост объёма данных и нагрузку;
• аналитика велась вручную, а консолидация данных для срезов занимала много времени;
• не было возможности быстро получить целостную картину по запасам в масштабе компании;
• новые подходы и отраслевые best practices внедрялись медленно;
• отсутствовала защита данных от копирования;
• остатки распределялись по торговым точкам неравномерно.

В какой-то момент стало очевидно, что текущий инструмент достиг предела своих возможностей. Поэтому было принято решение запустить проект по внедрению специализированного программного продукта для автоматизации управления ассортиментом и закупками.

Фото предоставлено ООО "Иксора-трейд"

Как отмечает куратор проекта внедрения в Ixora Илья Гранобой, Excel долгое время помогал решать задачи, но со временем компания уперлась в ограничения по масштабируемости и производительности. Переход на стандартный продукт рассматривался как шаг к системе с гораздо большим потенциалом роста и устойчивости.

Выбор решения

На старте рассматривали два возможных пути: развивать собственную систему или внедрять готовое решение с рынка. В итоге остановились на втором варианте.

«У нас уже был накопленный опыт работы в Excel и понимание логики расчётов. Теоретически этот опыт можно было перенести в собственную учетную систему, переписать алгоритмы на более производительном языке и развивать решение внутри компании. Однако довольно быстро стало понятно, что всё упирается в ресурсы и поддержку.

При самостоятельной разработке мы могли бы выделить двух-трех людей внутри компании. Но когда продуктом занимается команда профильных специалистов — разработчиков, которые постоянно работают с одной системой и развивают ее, — это дает более высокое качество, скорость развития и перспективу на будущее», — Илья Гранобой.

На этапе выбора рассматривали четыре решения, но выбор пал на Forecast NOW! — прежде всего из-за цены и подхода к прогнозированию. Вероятностные алгоритмы наиболее эффективны для прогнозирования автозапчастей и других товаров редкого спроса. Это выводы были подтверждены проведенным предпроектным исследованием работы программы на данных клиента.

Фото предоставлено ООО "Иксора-трейд"

«Наша номенклатура очень широкая, а прогнозировать спрос на запчасти значительно сложнее, чем в FMCG или масс-маркете. И промахнуться здесь сильно проще с вложением средств в складские остатки. Особенно это касается "хвоста" ассортимента — группы CCZ, где высокая волатильность и структура спроса может меняться на 50-60% всего за квартал. В таких условиях вероятностный подход выглядел наиболее адекватным и устойчивым», — Илья Гранобой.

Внедрение

К внедрению программы приступили осенью 2021 года. До этого расчетом заказов в компании занимались один-два человека. Они делали расчеты в Excel, после чего менеджеры забирали рассчитанные заказы, которые отправлялись поставщикам. При необходимости менеджеры могли скорректировать эти заказы на местах.

При переходе на Forecast NOW! сразу приняли решение обучать менеджеров работе с системой, чтобы они самостоятельно рассчитывали заказы по своим брендам и складам, а не получали готовые расчеты от отдельного специалиста.

На настройку программы, интеграцию с учетной системой, тестирование расчетов, обучение сотрудников и запуск в эксплуатацию ушло меньше года. К середине следующего года около 50% ассортимента уже рассчитывалось в Forecast NOW!

На этом этапе, конечно, не обошлось без сложностей.

Как отмечает Илья Гранобой, куратор проекта внедрения: «Несколько месяцев ушло на написание и тестирование выгрузки данных. Формат передачи сам по себе был несложным, но из-за большого объема данных, множества условий и атрибутов регулярно возникали ошибки, которые приходилось разбирать и исправлять. Параллельно шла настройка самой системы — не все было очевидно, многое приходилось прорабатывать совместно со службой поддержки Forecast NOW!. Даже после запуска мы продолжали сравнивать расчеты и вносить корректировки. При этом поддержка оперативно включалась в работу, помогала разбирать проблемы и делать необходимые доработки».

К середине 2022 года в отделе закупок произошли кадровые изменения, а экономическая ситуация резко усложнилась: нарушились цепочки поставок, выросли сроки логистики, часть брендов ушла с рынка, изменилась конъюнктура. Закупки перешли в режим аврала.

Поскольку внедрение Forecast NOW! еще не было завершено, оставались некоторые неудобства, а ситуация была достаточно неопределенная, было принято решение временно вернуться к расчетам на основе Excel.

Параллельно c этим в компании проанализировали ошибки и пересмотрели подход к внедрению. Было принято решение исключить менеджеров по закупкам из процесса расчета заказов: они должны получать уже готовые, рассчитанные системой объёмы, не тратя время на собственные вычисления и работу с системой.

Вторым важным шагом прежде, чем полностью переходить на Forecast NOW!, стал проект по систематизации: описать бизнес-процессы, регламенты, рекомендации для повторяющихся задач, контроля выполнения задачи и т. д. Это было необходимо, чтобы расчеты стали прозрачными, управляемыми и максимально исключали человеческий фактор — если система посчитала заказ, именно в таком объёме товар должен попасть на склад.

Больше года ушло на систематизацию и внедрение регламентов в работу компании. И только после этого в компании вернулись к полноценному внедрению Forecast NOW!.

Настройкой системы занимался один человек. Переход был поэтапный: по одному переводили бренды, параллельно сравнивая заказы в старой и новой системе. При необходимости корректировали настройки и переводили расчет заказов на автопилот.

Фото предоставлено ООО "Иксора-трейд"

Расчеты выполняются ежедневно. В 6-7 утра загружаются данные из учетной системы, применяются автоправила и начинается расчет заказов. С 9 до 12 часов менеджеры получают по почте готовые заказы к размещению и размещают их без изменений.

«Нам удалось убедить менеджеров, в т. ч. с помощью административного ресурса, что нужно делать именно так, не изменять заказы, потому что программа учитывает намного больше данных, чем они могут самостоятельно это сделать. В долгосрочной перспективе результат будет точно лучше», — Илья Гранобой.

Отдельно в компании решили задачу загрузки в Forecast NOW! данных о размещенных заказах. Ранее ни учетная система, ни программа не содержали полного списка заказов, и менеджерам приходилось отслеживать поступления вручную. Это решение стало важным шагом к доверию расчетам системы и сделало процесс управления запасами более прозрачным и управляемым.

Итоги

К концу 2025 года 95% всего ассортимента, который заказывается по расписанию, рассчитывался в полностью автоматическом режиме в Forecast NOW!

• На 20 % сократились складские запасы без потери продаж по контрольной выборке из 10 брендов, которую запустили в начале года. В выборку вошли 35 000 SKU на 4 распределительных центрах.
• На 23 % в среднем сократились складские запасы по остальным товарам без потери продаж.
• На 33% упали излишки по всему ассортименту

«Если посчитать оборотные средства, высвобожденные из запасов и положить их на депозит с учетом текущей ставки, то, думаю, затраты на программу окупились», — Илья Гранобой

Программа работает полностью в автоматическом режиме.

Из расчетов исключен человеческий фактор. Менеджеры делают заказы ровно по тем расчетам, которые получили от программы.

У менеджеров сократилось количество рутинных операций.

«У Forecast NOW! есть два больших преимущества, на мой взгляд. Первое — вероятностная модель, т. е. глубина и качество расчетов товаров, которые должны лежать на складах. И если эти товары корректно и вовремя заказывать, то тогда компания будет в плюсе. Будет меньше излишков, меньше просыханий, меньше упущенной прибыли и выше уровень сервиса

Второе — это автоматизация. Есть консольная утилита и практически все операции, которые делает программа можно запустить командой. А дальше выстроить цепочку команд, чтоб программа все делала сама. За счет этого мы экономим ФОТ и снижаем вероятность ошибок из за человеческого фактора», — Илья Гранобой

Дальнейшие планы

В компании уже работает система автоматического дозаказа товара на склады. Она анализирует рыночную ситуацию, выбирает поставщиков и формирует заказы. Система охватывает достаточно широкую номенклатуру и заметно облегчает работу менеджеров, которым сложно вручную управлять таким объемом позиций.

Следующий этап, который уже находится в работе, — расчет запасов для дозаказа. Для этого типа заказов Forecast NOW! будет рассчитывать оптимальный уровень товарного запаса.

Кроме того, в ассортименте остается небольшая группа товаров, которые сейчас рассчитываются по точке заказа. Их планируется перевести на расчеты в программе на следующем этапе.

Реклама. ООО «Инжэниус Тим», ИНН 6950136297, Erid:2SDnjdBVEjs