Автобизнес / События

Под эгидой клуба «Автобосс» состоялся съезд главных бухгалтеров автобизнеса, посвященный вопросам учетной политики и налогообложения. Эксперты обменялись мнениями по поводу сложных моментов в работе, а также поделились опытом автоматизации рабочих процессов

Переход на электронный документооборот (ЭДО) – одна из новых возможностей оптимизации работы бухгалтерии, и многие компании авторитейла уже ей воспользовались. Своим опытом поделились руководитель управления налогового учета ГК «Автомир» Павел Макаров и главный бухгалтер «Хендэ Мотор СНГ» Наталья Мерц.

Как отметил первый спикер, с 23 мая 2012 года электронные счета-фактуры являются полноценной заменой бумажного оригинала и могут быть представлены в налоговую инспекцию в электронном виде, а обмен электронными документами других типов – актами, накладными, договорами – не подвергается жесткой регламентации со стороны контролирующих органов.

Плюсы ЭДО для компании очевидны: благодаря отсутствию бумажных версий упрощаются хранение и архивация документов, их обработка, подготовка копий, экономнее используются офисные площади и усилия сотрудников. В мае 2013 года «Киа Моторс Рус» выбрал партнера компанию «Диадок» и трех дилеров для тестирования электронного документооборота. ГК «Автомир» приняла решение начать переход на безбумажный документооборот. Для этого пришлось решить несколько задач: наладить взаимодействие с поставщиками – получение, подписание, отправку документов с электронной цифровой подписью (ЭЦП); систематизировать хранение документов и ЭЦП; организовать движение документов внутри компании; обеспечить оперативный доступ к документам. Сегодня дилерский холдинг уже осуществляет ЭДО с «Киа Моторс Рус» и «Хендэ Мотор СНГ». В планах – настройка системы для работы с другими поставщиками и интеграция «1С:Документооборот» и оперативных учетных систем.

Наталья Мерц также поделилась наработками в области внедрения ЭДО. Реализация проекта в «Хендэ Мотор СНГ» проходила в несколько этапов: заключение договора с оператором-поставщиком; интеграция учетных систем с программой по передаче электронных документов; перевод части бизнеса на электронный документооборот и начало обмена электронными документами с покупателями по договору реализации запасных частей; подготовка информационного письма для дилеров и его распространение в дилерскую сеть; заключение допсоглашения с дилерами по обмену электронными документами. Проект стартовал 30 января 2013 года, и на сегодняшний день к ЭДО подключены 54 дилера бренда, то есть 41% от их количества. Сейчас идет работа над тем, чтобы увеличить их число. Вместе с тем, по словам Натальи, не все бизнес-процессы могут быть быстро переведены на электронный документооборот, поскольку требуются определенная подготовка, организация процессов и принятие управленческих решений. Сегодня в «Хендэ Мотор СНГ» налажен обмен документами в электронном виде с дилерами по реализации автомобилей, а также с поставщиками автомобилей и запчастей.