Как снизить риск ошибок в учете материалов с помощью ЭДО

В ходе проектов по нормированию и учету материалов кузовного цеха мы столкнулись с систематическими ошибками их оприходования на склад предприятия, связанные с номенклатурой материалов. Эти ошибки часто приводили к недостаче, некорректному увеличению себестоимости ремонта, перерасходу средств на покупку ЛКМ и расходных материалов, тогда как фактически эти материалы присутствовали на складе. Решить эту проблему удалось за счет введения электронного документооборота (ЭДО)


Учет материалов кузовного производства – непростая область для сотрудников склада. Особенно если это склад дилерского центра, занимающийся в основном запчастями. На первый взгляд, номенклатура материалов значительно меньше, чем запчастей, и не должно быть никаких проблем, но есть другой нюанс – материалы кузовного производства имеют целый ряд единиц измерения, не характерных для запчастей: «штуки», литры, килограммы, метры. К тому же эти материалы часто поставляются укомплектованные в определенном количестве в отдельной упаковке. И каждая такая упаковка является единицей измерения сама по себе с точки зрения любого поставщика. Поэтому в закупочных документах могут фигурировать разные единицы измерения, которые нужно пересчитать, прежде чем вводить в систему учета кузовного цеха. Например, любая программа смешивания жидких материалов оперирует литрами или граммами, а не «банками», а расход маскирующей пленки легче учитывать в целых метрах, чем рассчитывать 1,25% расхода от рулона в 250 метров.


Как происходит оприходование материалов?

При внедрении проектов складские единицы заранее приводятся в соответствие с удобными единицами расхода материалов. Сотрудники склада берут правильное количество из справочных колонок документа и пересчитывают его в нужных единицах измерения. Вот здесь и возникают ошибки, связанные с человеческим фактором – сумма поставки вставляется правильная, а про количество периодически забывают. В итоге вместо пяти литров на складе появляется один литр, взятый из колонки количества упаковок. Списание материалов нарушается из-за регулярной складской недостачи. Себестоимость ремонта неоправданно растет из-за неверного количества. Инвентаризация не сходится.


Решение проблемы

В качестве практического решения мы предложили использовать электронный документооборот (ЭДО), который позволяет автоматически загрузить документ в систему учета и пересчитать единицы измерения.

Для первого пункта оказалось не обязательным реализовывать всю схему ЭДО, если предприятие по каким-либо причинам не готово к его внедрению, достаточно только загрузить электронный документ в формате Excel: УПД или счет-фактуру в систему учета. Это можно сделать в большинстве конфигураций «1С» как общего применения, так и отраслевых решений, таких как «Альфа-Авто».

Чтобы решить вторую часть задачи – преобразовать единицы измерения и пересчитать входящее количество, есть несколько вариантов, т.к. такая функция присутствует уже не во всех решениях «1С». Можно воспользоваться внешней обработкой «1С» для входящих Excel-документов с функцией преобразования единиц, которых на рынке достаточно.

Другой вариант для предприятий, в которых есть специалист по настройке «1С» – внести дополнение в существующую процедуру загрузки документа Excel, либо в процедуру формирования документа из системы ЭДО. На практике оказалось достаточным применить отдельный справочник коэффициентов преобразования единиц – таблицу с двумя колонками: артикул и коэффициент.

Правило преобразования очень простое: при загрузке документа и поиске позиции в номенклатуре нужно добавить поиск по справочнику коэффициентов. Если позиция найдена, входящее количество умножается на коэффициент. Если не найдена, количество остается без изменений. При этом даже не нужно определять поставщика, т.к. артикулы в основном уникальны для каждого производителя. В случае если одну и ту же позицию по артикулу поставляют несколько поставщиков, достаточно убедиться, что в документах сохраняется оригинальная размерность упаковки.

Итогом внедрения такого процесса становится полное отсутствие ошибок оприходования материалов и существенная экономия времени складских сотрудников. Не говоря уже о всех косвенных преимуществах последующего движения материалов при правильных остатках.


Материал опубликован на правах информационного партнерства
21 февраля 2022 | 00:00
  • Комментарии 0
  • Посещения 18160

Комментарии

Чтобы оставлять комментарии, необходимо авторизоваться на сайте